Il Manuale di uso e manutenzione può essere visto, da parte dei Fabbricanti,
come uno strumento di comunicazione (in particolare, per trasferire istruzioni
agli utilizzatori in merito alla sicurezza), da parte del Datore di Lavoro, come
un’importante strumento per la formazione degli addetti a una determinata
macchina e, da parte degli Utilizzatori (ma anche dei manutentori e degli
addetti alla movimentazione), come uno strumento per gestire la macchina al
meglio e in piena sicurezza; il più delle volte, tuttavia, il Manuale di uso e
manutenzione risulta essere solamente un adempimento legislativo di bassa
utilità, archiviato non appena la macchina entra in azienda.
Il panorama legislativo
Dal punto di vista legislativo, il Fascicolo
Tecnico della Costruzione di una macchina (cioè la documentazione che attesta la
conformità della macchina stessa a tutte le Direttive a essa applicabili) e,
quindi, la macchina possono considerarsi completi (in particolare, ai fini della
sicurezza) solo se viene redatto il Manuale di uso e manutenzione (si faccia
riferimento, infatti, al D.P.R. 459/96, recepimento italiano della Direttiva
Macchine, rispettivamente al punto a, comma 3 dell’Allegato V e al punto 1.7.4
(Istruzioni per l’uso) dell’Allegato I); pertanto, senza il relativo Manuale di
uso e manutenzione, nessuna macchina può essere immessa nel mercato né tantomeno
messa in servizio.
Oltre al D.P.R. 459/96, esistono altre leggi nazionali che
rendono obbligatorio il Manuale di uso e manutenzione (sia dal punto di vista
della redazione, sia da quello dell’utilizzazione) e norme che permettono di
redigerlo in maniera ottimale (ovvero, in modo da poter rendere le informazioni
facilmente reperibili e applicabili quando serve, anche nella situazione più
pericolosa).
L’articolo 37 (Informazione) del D.Lgs. 626/94 stabilisce, in
merito, che il Datore di Lavoro deve rendere disponibili ai lavoratori, per ogni
attrezzatura di lavoro presente, ogni informazione e ogni istruzione d'uso
necessaria in merito alla sicurezza, relativamente sia alle condizioni di
impiego delle attrezzature (anche sulla base delle conclusioni eventualmente
tratte dalle esperienze acquisite nella fase di utilizzazione delle attrezzature
di lavoro), sia alle situazioni anormali prevedibili; inoltre, il Datore di
Lavoro deve informare i lavoratori relativamente ai rischi cui sono esposti
durante l'uso delle attrezzature di lavoro, alle attrezzature di lavoro presenti
nell'ambiente immediatamente circostante, anche se da essi non usate
direttamente, nonché ai cambiamenti di tali attrezzature; si richiede, inoltre,
che le informazioni e le istruzioni d'uso risultino, ovviamente, comprensibili
ai lavoratori interessati.
Il punto 1 (Informazione del consumatore) della
Legge 126/91 (e successive modifiche e integrazioni) sancisce che i prodotti o
le confezioni dei prodotti destinati al consumatore e commercializzati sul
territorio nazionale devono riportare, in lingua italiana, indicazioni
chiaramente visibili e leggibili relative alla denominazione legale o
merceologica del prodotto, al nome o ragione sociale o marchio e alla sede del
produttore o di un importatore stabilito nella Comunità economica europea,
all'eventuale presenza di materiali o sostanze che possono arrecare danno
all'uomo, alle cose o all'ambiente, ai materiali impiegati e ai metodi di
lavorazione ove questi siano determinanti per la qualità o le caratteristiche
merceologiche del prodotto, alle istruzioni, alle eventuali precauzioni e alla
destinazione d'uso ove utili a fini di fruizione o sicurezza del
prodotto.
L’attenzione del legislatore risulta, quindi, incentrata sulla
stesura di una documentazione che completi la macchina (o in generale il
prodotto in esame) come strumento efficace ai fini della sicurezza degli
operatori, grazie alla comunicazione chiara, immediata, univoca e completa di
tutte le informazioni necessarie (e sufficienti, in quanto nel caso della
documentazione tecnica si deve sempre trovare il giusto equilibrio fra ciò che
si deve e ciò che non si può trasferire all’utilizzatore).
I contenuti del Manuale di uso e manutenzione
Il punto 1.7.4.
dell’Allegato I alla Direttiva Macchine elenca le informazioni che devono essere
necessariamente inserite nel Manuale di Uso e Manutenzione; tali informazioni
comprendono, principalmente, il riepilogo delle indicazioni di marcatura, una
descrizione dettagliata della macchina, le condizioni di utilizzo previste e le
controindicazioni d'uso, il o i posti di lavoro occupati dagli operatori, i
requisiti relativi al rumore, le istruzioni per eseguire senza alcun rischio la
messa in servizio, l'utilizzazione, il trasporto (con l'indicazione della o
delle masse), l'installazione, il montaggio e lo smontaggio, la regolazione, la
manutenzione, la riparazione e, se necessario, l'addestramento.
In campo
normativo, invece, si possono trovare indicazioni in merito alle modalità di
stesura al Manuale di uso e manutenzione sia in norme di tipo A (cioè valide per
ogni macchina), sia in norme di tipo C (cioè specifiche per una macchina o per
un gruppo di macchine); si ricordano, principalmente:
UNI EN ISO 12100-1 (2005) - Sicurezza del macchinario - Concetti
fondamentali, principi generali di progettazione - Parte 1: Terminologia di
base, metodologia e UNI EN ISO 12100-2 (2005) - Sicurezza del macchinario -
Concetti fondamentali, principi generali di progettazione - Parte 2: Principi
tecnici;
CEI EN 60204-1 - Sicurezza del macchinario - Equipaggiamento
elettrico delle macchine - Parte 1: Regole generali;
UNI 10653 - Qualità
della documentazione del prodotto;
UNI 10893 - Documentazione tecnica di
prodotto;
UNI 10958 - Utensili a contatto con gli alimenti - Linee guida per
la stesura delle istruzioni per l’uso.
La norma UNI 10893, in particolare,
riprende i contenuti obbligatori per legge e li organizza in maniera logica e
armonica in modo tale da poterli rendere fruibili da parte degli utilizzatori
della macchina, nella fattispecie; si ricorda che le norme sono di applicazione
volontaria e possono, quindi, anche non essere adottate (tuttavia è necessario
dimostrare che l’utilizzo di diverse soluzioni possa permettere il
raggiungimento di un livello sicurezza almeno pari a quello raggiungibile con le
norme armonizzate relative).
La norma UNI 10893
La norma UNI 10893 definisce i criteri essenziali per
l'organizzazione del contenuto dell’informazione tecnica di prodotto; al
paragrafo 4 della norma si prescrive la necessità di una progettazione della
documentazione: infatti, come è ormai assodato che per un prodotto o per un
servizio sia necessaria una seria progettazione per operare efficacemente e
senza sprechi, allo stesso modo deve consolidarsi l’idea che senza progettazione
anche la documentazione di prodotto rischia di essere inefficace; oltre
all’identificazione del settore di riferimento o di impiego, dell’articolazione
dei contenuti e di quant’altro è necessario alla definizione dei requisiti
dell’informazione tecnica, è necessario, in particolare, individuare chi saranno
i destinatari delle informazioni: infatti, il Manuale di uso e manutenzione
dovrà essere sviluppato tenendo presente il loro livello culturale; il redattore
(o il gruppo di redazione) dovrà, quindi, fare proprio il linguaggio
dell’utilizzatore in modo da potergli “consegnare” le informazioni necessarie e
sufficienti.
Dopo aver effettuato l’attività preliminare di progettazione, è
necessario che il redattore:
identifichi il prodotto e i suoi componenti;
definisca la destinazione
d’uso del prodotto;
identifichi il quadro normativo obbligatorio e
volontario applicato;
identifichi gli accordi contrattuali in merito alla
configurazione della documentazione;
definisca l’articolazione del
contenuto;
definisca i principi di comunicazione (esposizione, terminologia
e formule espressive);
definisca il supporto e la forma editoriale.
La
norma UNI 10893 sottolinea, a questo punto, che dovrebbero essere stabilite,
inoltre, delle procedure per la verifica dei testi: la fase di revisione
dovrebbe, infatti, risultare molto più incisiva di quanto non lo sia
normalmente, concretizzandosi solamente in una rilettura del testo per
controllare che non siano presenti errori grammaticali o ortografici.
Segue
una breve carrellata di indicazioni redazionali per migliorare la comunicazione
per quanto riguarda il testo, la terminologia, le proposizioni, la lingua di
destinazione, le relazioni analitiche e i dati numerici, le illustrazioni e
l’uso del colore, le tabelle, l’indice, i glossari, le legende, i simboli e i
segni grafici; sono indicazioni generali (come il fatto che la redazione delle
informazioni tecniche dovrebbe prediligere, quando appropriato, l’utilizzo di
illustrazioni) che aiutano il redattore a costruire un Manuale di uso e
manutenzione che possa davvero risultare utile all’utilizzatore.
Al paragrafo
6 della norma UNI 10893 viene esplicitata la modalità di articolazione dei
contenuti in un Manuale di uso e manutenzione; in particolare, si fa riferimento
alla necessità di contemplare i seguenti contenuti:
il frontespizio, in corrispondenza del quale si mettono le informazioni che
identificano il prodotto e il documento e che riguardano tutte le informazioni
in merito alla marcatura e all’etichettatura apposte al prodotto secondo le
direttive o le norme europee armonizzate applicabili, o secondo altre
disposizioni legislative applicabili;
le avvertenze generali e le
informazioni al destinatario, necessarie per definire il rapporto formale con il
destinatario del prodotto (per esempio, attivazione garanzie, avvertenze
generali e di sicurezza, contatti e indirizzi utili);
presentazione del
prodotto, comprendendo informazioni quali la finalità del prodotto, la
composizione, la mappa dei gruppi;
presentazione dell’organizzazione del
contenuto e modalità di consultazione: il Manuale di uso e manutenzione
potrebbe, infatti, richiedere particolari modalità di lettura e di consultazione
che devono essere necessariamente esplicitate;
dati e caratteristiche
tecniche;
istruzioni di installazione (comprendendo anche le caratteristiche
e le condizioni di immagazzinamento e conservazione, le modalità di trasporto,
movimentazione ed, eventualmente, di reinstallazione e riutilizzazione o di
demolizione e smaltimento); inoltre, nelle istruzioni di installazione (in
particolare, di macchine destinate all’industria farmaceutica o alimentare)
risulta di fondamentale importanza indicare le modalità di pulizia e di
disinfezione;
informazioni per il funzionamento in sicurezza e dell’uso
previsto dal fabbricante;
istruzioni per eseguire la manutenzione ordinaria
e programmata e la manutenzione straordinaria;
informazioni necessarie alla
ricerca di guasti o di avarie: è fondamentale sottolineare, infatti, che i
maggiori rischi si presentano principalmente in questa fase e, pertanto,
particolare cura deve essere posta dal fabbricante della macchina nel fare in
modo che tali rischi siano ridotti il più possibile;
documentazione in
merito ai componenti commerciali, ai ricambi e alla relativa documentazione;
schemistica: infatti, nell’ottica di riuscire a far focalizzare gli aspetti
della sicurezza all’utilizzatore, nelle istruzioni per l'uso della macchina
vengono anche allegati, solitamente, gli schemi della macchina stessa necessari
per la messa in servizio, la manutenzione, l'ispezione, il controllo del buon
funzionamento e la riparazione.
Il paragrafo 7 della norma UNI 10893
conclude la trattazione indicando le modalità di presentazione dell’informazione
tecnica (per esempio, con indicazioni in merito alla scelta del supporto e a ciò
che questa scelta comporta dal punto di vista redazionale).
Conclusioni
Il Manuale di Uso e Manutenzione di una macchina, parte
integrante della macchina stessa, se ben impostato e realizzato, può risultare,
quindi, di grande aiuto per tutte le persone coinvolte nella vita utile di una
macchina.
Per conseguire questo risultato è necessario, tuttavia, che entri
nella mentalità dei fabbricanti la necessità di documentazione tecnica di
qualità: la progettazione e la realizzazione di un Manuale di uso e manutenzione
devono rispondere, infatti, a requisiti specifici che abbiamo sommariamente
descritto grazie alla norma UNI 10893; come risposta, lo scrittore tecnico (o
technical writer, secondo la dizione anglosassone) deve, quindi, essere in grado
di adattare le regole generali di stesura della documentazione in funzione della
diversa tipologia di prodotto che si trova a trattare, unendo conoscenze
riguardanti principalmente la scrittura, la comunicazione e la grafica
professionale.
